發展社會服務資料庫的一些策略考慮

游達裕

隨著資訊科技的急速發展, 社會福利界將來也會更加倚重和利用這些科技成果, 如協助資訊管理, 服務策劃及評估等, 甚至社會服務的提供, 也可借助資訊科技而大有改善。當然在發展和應用資訊科技的過程裏, 一定會遇上不少困難, 如人材及資源的貧乏、科技不斷更新、及應用時的一些心理障礙等, 但也是很值得同業共同探索的課題。

資訊科技的重要一環 - 互聯網, 也逐漸在社會服務界普及起來, 而電腦應用及上網也成為香港市民的新潮流, 這方面在社會福利的發展潛力更不容忽視, 在探討在網上社會服務資料庫前, 先檢視現階段界內應用互聯網的一些趨勢:

  1. 機構 / 學院層面: 這些網頁的發展, 以介紹機構 / 學院為主, 各自推廣自身的文化、宗旨, 作為對外宣傳之用, 並藉此建立形象, 讓公眾人士對服務機構 / 學院多點認識。隨著越來越多構機建立自身的網頁, 這類網頁的發展也更趨多元化。
  2. 業界交流為主的網頁: 如 Social Work Forum, 主要促進界內的專業交流, 就彼此關注的課題發表意見, 發布消息等, 但以界內社會福利從業員為主要對象。
  3. 以特定界別為對象的網頁: 針對某服務層面而設的網頁, 如為家長而設的家長專線, 專為青年人服務的Youth Net, 不但提供他們感興趣的資訊、知識, 更歡迎他們的參與和交流, 並藉此推廣活動給這批特定界別。

以上三類的網頁發展, 當然有其價值, 並且在不斷完善中。但除了以上的發展外, 互聯網更可利用其資訊迅速交流的優勢, 發展社會服務資料庫。在過往轉介服務受眾至適合的活動, 及服務推廣的過程裏, 發現我們未能有效將有關訊息推展至有需要的人士, 反過來說, 這批人士亦未能懂得或有效尋找所需的服務資訊。而社會服務資料庫, 正可填補這資訊空隙。

簡單來說, 網上的社會服務資料庫, 可分為服務資訊及活動資訊。

服務資訊是指一些特定的社會服務, 其提供的範圍、宗旨、申請手續、資格、收費等, 如老人宿舍、綜合援助金或智障人士宿舍, 這些申請, 通常要經評估程序, 或經社工評審後轉介, 這些服務大部份已製成單張, 詳加解釋其服務內容, 只要將它們分門別類地陳列在網上, 供市民查閱, 既可大大方便市民認識社會服務, 鼓勵他們主動尋求幫助, 更可有效提高社會服務的透明度及問責性。而服務資料雖會因應社會需要的轉變而修改, 但修正的程度並不頻密, 故此在現今的網上資訊科技是很容易達致的。

而活動資訊是泛指服務單位所提供的活動資料, 給公眾人士報名參加。一般來說, 服務單位會依靠中心通訊、橫額、海報, 甚至在街上派發單張等方法, 以廣活動宣傳之效, 而宣傳往往是服務單位的恆常而繁重的工作之一。

在社會服務資料庫裏, 這活動資料的特點有二:

  1. 以全港市民作為對象: 也是將全港社會服務的活動資料有系統地連系起來, 長遠來說, 這龐大的資料庫很有市場價值, 可以吸引商業機構的支持及贊助, 更方便作全港性的宣傳、推廣。
  2. 以方便服務受眾 / 轉介者尋索為主: 這個網頁的尋索功能可包括以服務對象, 主題, 形式及區域等搜索原素, 使一般市民也懂得按自己的界別、需要及區域而尋找所需服務。

以下這兩個例子, 或可闡釋這活動資料的具體效果。

例一: 一名家長, 發現自己的獨生兒子越來越不懂得和同輩相處, 自己又不熟識區內林林種種的社會服務單位, 這資料庫裏的活動資料便可為他迅速尋找適合兒子的社交小組及課程。

例二: 聖誕假將至, 學校社工發現一群初中學生無所事事, 家長亦未必能好好督促管教他們, 但自己又忙於已擬定的服務計劃, 分身缺術。此時, 學校社工便可快捷地按這群學生的興趣及居住地區, 向他們建議合適的活動, 並鼓勵他們參加, 既可善用假期, 又可預防問題發生。

當活動資料庫建成後, 和過往的宣傳策略及重點有很大分別。傳統的方法,是先評估潛在服務對象的地區後, 然後將適合的活動資料在這區域加以宣傳; 但資料庫的宣傳重點, 以其網頁作全港性為主, 服務受眾按自己的需要出發, 尋索所需的活動資料。這兩項宣傳策略可互補不足, 大大加強宣傳效果。 對同工來說, 服務單位更可快捷地分析區內的活動類別, 方便作出適當調整, 避免惡性競爭, 及填補服務隙縫, 互相補足。

要全面發展社會服務資料庫, 尤其活動資料方面, 便要得到大部份的服務單位支持才可成功, 也不能一步登天, 過程中需不斷檢討修正, 才可完善, 正如 Social Work Forum 亦要幾經修改, 才可以不斷吸引同工瀏覽、參與討論及積極分享心得。以下一些考慮, 或可有助建構完善的活動資料庫:

  1. 尋求商業 / 慈善贊助: 由於涉及的資訊科技非社工專長, 應尋求資源 / 贊助以建構這網頁, 即使在維持網頁的經常性運作, 也非一般社工所能應付。
  2. 盡力減少同工的工作量: 同工只需將活動按指定格式傳送至中央協調處, 便會自行按類別擺放在資料庫, 過期的活動更會自動刪除。
  3. 以兩三區作為試點, 並且要不斷修改活動資料庫的尋索功能, 分類, 及資料陳列等, 至較成熟的階段, 便更有把握推廣至全港其他區域。
  4. 在發展每區的活動資料庫初期, 只需邀請八至十間服務單位參與, 如該服務單位的電腦已經上網, 或提供上網服務予會員或服務受眾則更佳, 他們較容易接受該項計劃, 看見成效後, 便更容易邀請區內其他服務單位參加。
  5. 在早期要說服其他服務單位的參與, 可先製作模擬光碟, 或在網上建設模擬的資料庫, 讓同工具體了解其實際運作及功能。
  6. 活動資料的擁有權仍歸服務單位所有, 該單位可自行決定將該資料擺放在不同的網頁上, 以增宣傳以效。
  7. 照顧弱勢社群: 很多社會服務的受眾, 是經濟環境較差或知識水平較低的一群, 故此網頁的設計亦要細心考慮, 照顧他們的特性和需要, 如可選擇繁簡字、措詞簡單易懂為主 (減少用專業名詞)、及尋索功能要簡單容易掌握等。

這資料庫日後的增值服務, 可包括為不同服務對象, 以超連結至其他有用的網站; 甚至建立回應機制, 當市民未能找到所需服務時, 各服務單位亦可按他們的需要而盡早給予適切的回應。

以上的一些考慮, 希望能收拋磚引玉之效, 讓同工能更積極參與討論, 並為將來的社會服務資料庫建立更完善的基礎。

電話: 2177 4567

電郵: ivan@youthsquare.org.hk